Dein Guide: In wenigen Schritten zum Event

Eine gute Vorbereitung ist die Grundlage für ein erfolgreiches Event. Diese Anleitung begleitet dich Schritt für Schritt. Nutze die einzelnen Punkte als Orientierung, um keine wichtigen Inhalte oder Konfigurationen zu übersehen. So stellst du sicher, dass dein Event eingerichtet ist und deine Teilnehmenden ein reibungsloses Erlebnis haben.

Hier erfährst du folgendes:

1. Grundeinstellungen
2. Name E-Mail Kommunikation festlegen
3. Systemgrafiken hochladen
4. Serienfelder befüllen
5. Mail Vorlagen prüfen
6. Definition Eventseiten
7. Befüllung Eventseiten
8. Profile anlegen & hochladen 

Wir wünschen dir viel Spaß dabei.
Dein Go.Control Team

Bevor ein Event aufgesetzt wird:
Entscheide wie deine Domain aufgesetzt wird. Dabei gibt es drei Varianten, die mit deiner Projektleitung zu klären sind:

• Eigene, vorhandene Domain verwenden
• Neue Domain über Go.Control aufsetzen
• Event auf einer Domain von Go.Control anlegen

Nachdem ggf. DNS Einträge, Zertifikate etc. geklärt sind und die Domain aufgesetzt ist, kannst du mit der Administration deiner Eventseite starten. Die Zugangsdaten zum Backend erhältst du von deiner Projektleitung.

1.0 Grundeinstellungen:
Gehe zuerst im Backend unter Webseite → Haupteinstellung → Website. Hier sind folgende Standardeinstellungen hinterlegt. Passe diese auf deine Veranstaltung hin an.

Je nach Eventart kannst du bis zu zwei Standardsprachen (DE und EN) aktivieren/deaktivieren. Solltest du einen eigenen Design Skin haben, der spezifisch auf deine Marke passt, wähle diesen unter "Design" aus. Anschließend vergebe eine Primärfarbe. Diese wird für Highlights, Buttons, Links etc. auf der Eventseite verwendet.

Für Impressum und Datenschutz kannst du hier Links zu deinen bestehenden Seiten angeben oder diese unter Webseite → Texte & Inhalte → Allgemeine Texte → Datenschutz und Impressum als eigene Seite frei administrieren. 

→ Weitere Details hier im Wiki Eintrag

Lege eine Absenderadresse sowie einen Absendernamen fest, der deinen Gästen entsprechend angezeigt werden soll. Alles nach dem @-Zeichen entspricht deinem gewählten Domain-Namen. Dies nimmst du unter Webseite → Haupteinstellung → E-Mails und Kommunikation vor.

Falls noch nicht geschehen: Teile deiner Projektleitung eine E-Mail Adresse für den Mailrücklauf mit, sodass E-Mails, die auf die Eventseiten Mailadresse gesendet wurden, direkt bei dir ankommen.

→ Weitere Details hier im Wiki Eintrag

• Website Header [3840 x 940 px]
• Website Logo [310 x 69 px]
• Browser Icon [310 x 310 px]
• E-Mail Header [800 x 354 px]
• E-Mail Footer [800 x 80 px]

Folgende zusätzliche Grafiken stehen bei Bedarf noch zur Verfügung:

• E-Ticket Header [595 x 200px] → wird unter dem Menüpunkt "Akkreditierung → E-Ticket" hochgeladen.
• Speaker / Ausstellende Profilbilder [500x500px] → werden im jeweiligen Profil durch den Admin oder den Speaker selbst hochgeladen
• Individuelles Bildmaterial für die Contentseiten → werden in der jeweiligen Seite über den Website Design Editor eingefügt
  
  

→ Weitere Details hier im Wiki Eintrag

4.0 Serienfelder befüllen
Das Event-Template ist so aufgebaut, dass bereits Standardtexte für die Eventseite und die E-Mail-Kommunikation hinterlegt sind. So kannst du dein Event besonders schnell startklar machen. Innerhalb dieser Texte gibt es Serienfelder. Diese erkennst du an Prozentzeichen und dem Präfix „Go.“, zum Beispiel %Go.eventname%. 

Serienfelder funktionieren wie Platzhalter: Du hinterlegst den gewünschten Inhalt nur einmal unter Zusatzfunktionen → Serienfeldkonfiguration → Ausklappelement "Systemische Serienfelder" und überall dort, wo das Serienfeld verwendet wird, wird automatisch der gewünschte Text eingefügt. Änderst du beispielsweise den Eventnamen im Serienfeld, wird dieser auf der gesamten Website und in allen entsprechenden E-Mails automatisch aktualisiert.

Wir empfehlen, alle systemseitig vorgesehenen Serienfelder auszufüllen und zu pflegen. So stellst du sicher, dass Inhalte konsistent, aktuell und an jeder Stelle korrekt ausgegeben werden.

→ Weitere Details hier im Wiki Eintrag

5.0 Mail Vorlagen prüfen
Aus dem System werden automatisch bei der Nutzung folgende Mailings versendet, die vorab inhaltlich angepasst und geprüft werden sollten. Dies kannst du unter Mailmanager → Vorlagen vornehmen.

• Bestätigung Zusage (je nach Sprache DE und EN)
• Bestätigung Absage (je nach Sprache DE und EN)
• Passwort zurücksetzen (je nach Sprache DE und EN)

Zudem hast du eine Auswahl an möglichen Vorlagen die du so verwenden oder jederzeit angepassen kannst (Save the date, Einladung, Reminder, Pack your Bag, Pack your Bag mit E-Ticket und Feedback)

Alles rund um den Mail Versand an deine Gäste findest du hier.

→ Weitere Details hier im Wiki Eintrag

6.0 Definition Eventseiten
Nun legst du unter Webseite → Haupteinstellung → Menüpunkt fest, welche Seiten deinen Gästen im Frontend zur Verfügung stehen sollen.

Hier kannst du folgendes tun:

• Seitentitel hinter der Flagge anpassen
• Seite aktivieren, deaktivieren, nur für eingeloggte Personen und/oder nur zugesagte Personen sichtbar schalten
• Via Drag & Drop die Reihenfolge der Menüpunkte festlegen
• Via Schlüssel-Icon individuelle Berechtigungen festlegen (z.B. das nur bestimmte Gruppen oder Personen eine Seite sehen dürfen)

Insgesamt gibt es im Standardtemplate bereits hinterlegte Textvorlagen, die du je nach Wunsch anpassen und verwenden kannst. Die Seiten beinhalten zum einen Funktionsseiten wie z.B. eine Agenda oder das Profilformular oder freie Seiten, die beliebig an Inhalt gefüllt werden können:

• Loginseite [Funktionsseite]
• Startseite 
• Registrierungsseite [Funktionsseite]
• Agenda [Funktionsseite]
• Speaker [Funktionsseite]
• Ausstellende [Funktionsseite]
• Anfahrt
• FAQ
• Feedback [Funktionsseite]
• Downloads
• Raumplan [Funktionsseite]
• Video
• Galerie [Funktionsseite]
• Links
• Zusatzseite
• Favoriten [Funktionsseite]
• Connect [Funktionsseite]
• E-Ticket [Funktionsseite]
• Browsercheck [Funktionsseite]
  
  

→ Weitere Details hier im Wiki Eintrag

7.0 Befüllung Eventseiten
Nachdem du entschieden hast, welche Eventseiten es geben soll, kannst du nun unter Webseite → Texte & Inhalte die Inhalte bearbeiten. Suche dir dazu die entsprechende Seite aus der Liste raus und klicke auf die Flagge, um die Seite für die deutsche oder englische Variante zu bearbeiten.

Hinweis: Ist das System nur einsprachig gewählt, erscheint hier nur die Flagge zur gewählten Sprache (siehe Punkt 1.0 Grundeinstellungen)

Die Seiten kannst du individuell mit dem Website Design Editor gestaltet, der über vorgefertigte Gestaltungsblöcke verfügt um die Template Inhalte zu individualisieren. Hierzu gibt es einige weiterführende Informationen:

• Infos zum Design Editor
• Möglicher Content einer Eventwebsite
• Tipps zur Gestaltung

Wir empfehlen die Eventseite immer im Frontend final zu prüfen (desktop und mobil), sodass sich alle Funktion, Verlinkungen und Prozesse wie gewünscht verhalten.

→ Weitere Details hier im Wiki Eintrag

8.0 Profile anlegen & hochladen 

8.1 Eigenes Profil erstellen
Zunächst ist es sinnvoll dich selbst im System zu hinterlegen, sodass du dir die Seite im Frontend jederzeit anschauen kannst, sollte diese z.B. eine Loginseite oder Einschränkungen in der Sichtbarkeit haben.

Um ein Profil anzulegen gehst du unter Profile → Teilnehmende und öffnest über den Button "Neuen Benutzer anlegen" eine Maske, in der du deine Daten eingibst und speicherst. Nun kannst du in der Teilnehmenden Tabelle unter Funktionen auf das Raketen-Icon klicken, und wirst so direkt in das Frontend geleitet.

8.2 Teilnehmende hochladen (bei geschlossener oder Misch-Registrierung)
Wenn du nun Teilnehmende hochladen möchtest, gehst du unter Profile → Teilnehmende und klickst am Ende der Tabelle unten auf den Button "Teilnehmende hochladen". Es öffnet sich nun eine neue Ansicht. Lade dir hier die Vorlage via Klick auf [diese Datei] runter und befülle sie mit deinen Teilnehmenden Daten. Spalten die du nicht benötigst, bitte nicht löschen sondern einfach leer lassen, damit das System die Felder beim Upload korrekt zuordnet. Als Minimum muss im System die E-Mailadresse angegeben werden, damit der Datensatz zugeordnet werden kann.

Speicher deine Datei nun als UTF-8 Datei in Excel ab und wähle diese mit dem Button "Datei auswählen" für den Upload aus. Bei der Zeichencodierung wählst du ebenfalls "Unicode (UTF-8)" aus. Nach dem Upload wird dir ein Report angezeigt und mögliche Fehler bei z.B. doppelten oder fehlerhaften Mailadressen ausgegeben. Alle Personen, die in einem Import hochgeladen werden, werden automatisch in eine Gruppe für eine bessere Nachvollziehbarkeit eingeordnet. Du kannst diese Gruppe auch jederzeit unter Profile → Gruppen anpassen und Mitglieder hinzufügen oder entfernen.

8.3 Speaker und Ausstellende hochladen
Um Speaker oder Ausstellende hochzuladend, gehst du unter Profile → Speaker oder Profile → Ausstellende und klickst am Ende der Tabelle unten auf den Button "Speaker / Moderierendenliste hochladen" / "Ausstellendenliste hochladen" und folgst dem selben Ablauf wie bei Teilnehmenden (8.2). Fotos der Personen kannst du innerhalb eines Profil hochladen. 

Hinweis: Sobald sich Teilnehmende in einer Gruppe befinden, die das Recht "Speaker" oder "Ausstellende" befinden, können diese auch ihr Profil im Frontend der Eventseite eigenständig befüllen und bearbeiten (wird unter Profile → Gruppen angelegt).

→ Weitere Details hier im Wiki Eintrag

Lets go!
Wenn nun alle Inhalte eingefügt und die Datensätze im System sind, kann die Eventseite live gehen und entweder eine Einladung o.ä. versendet werden oder die freie Registrierung starten.

Wir wünschen dir viel Erfolg mit deinem Event und stehen dir bei Rückfragen natürlich zur Seite.
Go.Control Support