Deine Event Checkliste

Mit dieser Checkliste erhältst du einen Anhaltspunkt über wichtige Schritte – von der ersten Einrichtung bis zum erfolgreichen Abschluss deines Events. Je nach Umfang und gebuchten Modulen können natürlich einzelne Punkte für dein Event entfallen oder bei hier nicht aufgeführten Modulen dazu kommen. 

1. Event einrichten
☐ Definition Eventname
☐ Definition Event URL / Event Website
☐ Grundeinstellungen in den Haupteinstellungen vornehmen:
    -  Design (inkl. Menüführung)
    - Login Variante
    - Registrierungsart
    - Sprache
    - Primärfarbe
    - Ggf. Link für Datenschutz & Impressum hinterlegen
☐ Absendername & E-Mail Adresse zur Kommunikation festlegen
☐ E-Mail Adresse für den Mailrücklauf an Go.Control übermitteln
☐ Systemgrafiken hochladen
☐ Serienfelder befüllen (Platzhalter durch Event Content ersetzen)
☐ Definition Eventseiten (Wann ist was für wen sichtbar)

2. Registrierung vorbereiten
☐ Stammdaten ein- oder ausblenden (in Haupteinstellungen)
☐ Anmeldeformular erstellen
☐ Pflicht- und Sonderfelder definieren
☐ Ggf. Inhalt der Sonderfelder & Kontingente anlegen
☐ Ggf. Teilnahmebedingungen als Checkbox einfügen
☐ Ggf. Bestätigungsseite individuell gestalten (in Texte & Inhalte)
☐ Gewünschte Gruppen & ggf. Abhängigkeiten anlegen

3. Kommunikation einrichten
☐ Automatische E-Mails prüfen und anpassen (Zusage / Absage / Passwort)
☐ Mailing Vorlagen für Einladung prüfen und anpassen
☐ Ggf. „Passwort zurücksetzen“ Mail auf „Zugang erneut zustellen“ anpassen, je nach gewählter Login-Art
☐ Weitere Mailing Vorlagen erstellen, prüfen oder anpassen
☐ Serienfelder testen
☐ Testmail an eigene Mail Adresse versenden (Verhält sich alles wie es soll? Login? Links? Sind alle Angaben korrekt?)
☐ Testmail auch mobil auf dem Smartphone prüfen

4. Inhalte pflegen
☐ Definierte Seiten mit Content befüllen wie z.B.:
☐ Start-Landingpage mit einem Event Überblick erstellen
☐ Agenda erstellen
☐ Speaker & Ausstellende anlegen
☐ Raumplan anlegen
☐ Informationen zur Anreise, Hotel, etc.
☐ FAQs
☐ Ggf. Dokumente hochladen und verlinken

5. Zusätzliche Module konfigurieren
☐ Connect administrieren
☐ Buchbare Agenda administrieren
☐ Hotel.Control administrieren
☐ Interaktionen administrieren (Chat, Q&A, Voting, Wordcloud)
☐ Bei Streaming: Abstimmung mit Go.Control zur Umsetzung

6. Qualitätskontrolle
☐ Event aus Teilnehmenden Sicht anschauen
☐ Testanmeldung durchführen
☐ Login, Links und Downloads prüfen
☐ Agenda kontrollieren
☐ Event App / Mobile Darstellung testen
☐ Inhalte auf Deutsch und Englisch prüfen (falls mehrsprachig)
☐ Loginseite prüfen falls aktiviert

7. Teilnehmenden Management
☐ Import Teilnehmende (bei geschlossener Anmeldung oder Mix Variante)
☐ Mail Versand mit Save the date / Einladung etc. an geschlossenen Teilnehmendenkreis
☐ Bei freier Registrierung: Anmeldephase starten
☐ Status der Rückmeldungen prüfen
☐ Ggf. Buchungen prüfen (Profilformular mit Kontingenten / Buchbare Agenda / Hotel / Ticketshop)
☐ Ggf. Rückfragen klären

8. Check-in vorbereiten
☐ Klärung welche Check-in Variante umgesetzt werden soll
☐ Badge-Layout bereitstellen
☐ Badge-Druck freigeben
☐ Einlassprozess mit dem Orga Team abstimmen

9. Vor dem Event
☐ Letzten Reminder versenden (mit z.B. E-Ticket)
☐ Ablauf nochmal gegenprüfen
☐ Kontingente prüfen (falls genutzt)
☐ Ggf. weitere Inhalte freischalten
☐ Bei Streaming: Check bzgl. Technik und Streaming 
☐ Bei interaktiven Elementen: Inhalte anlegen & Link für Moderatoren / Vorschaumonitor bereitstellen
☐ Feedbackbogen & Dankesmail vorbereiten
☐ Ansprechpartner über Status Quo informieren
☐ Bei Go.Control Equipment: Auf- und Abbauinformationen mitteilen

10. Während des Events
☐ Check-in überwachen
☐ Supportanfragen bearbeiten
☐ Agenda bei Bedarf aktualisieren
☐ Ggf. Feedbackbogen freischalten, bei Feedback ohne Login
☐ Push-Nachrichten nach Bedarf versenden

11. Nach dem Event
☐ Feedback einholen
☐ Danke Mailing versenden
☐ Statistiken exportieren
☐ Exporte sichern
☐ Gestaltung als Screenshots sichern
☐ Ggf. Event als Template sichern lassen
☐ Event zum Löschen freigeben