Deine Event Checkliste

Mit dieser Checkliste behältst du einen Anhaltspunkt über wichtige Schritte – von der ersten Einrichtung bis zum erfolgreichen Abschluss deines Events. Je nach Umfang und gebuchten Modulen können natürlich einzelne Punkte für dein Event entfallen.

1. Event einrichten
☐ Definition Eventname
☐ Definition Event URL / Event Website
☐ Grundeinstellungen vornehmen (Login Variante, Registrierungsart, Sprache, Primärfarbe, Datenschutz & Impressum)
☐ Absendername & E-Mail Adresse zur Kommunikation festlegen
☐ E-Mail Adresse für den Mailrücklauf an Go.Control übermitteln
☐ Systemgrafiken hochladen
☐ Serienfelder befüllen (Platzhalter durch Event Content ersetzen)
☐ Definition Eventseiten (Wann ist was für wen sichtbar)

2. Registrierung vorbereiten
☐ Anmeldeformular erstellen
☐ Pflicht- und Sonderfelder definieren
☐ Ggf. Teilnahmebedingungen einfügen
☐ Ggf. Bestätigungsseite individuell gestalten
☐ Gewünschte Gruppen & ggf. Abhängigkeiten anlegen

3. Kommunikation einrichten
☐ Automatische E-Mails prüfen und anpassen (Zusage / Absage / Passwort)
☐ Mailing Vorlagen für Einladung prüfen und anpassen
☐ Weitere Mailing Vorlagen erstellen, prüfen oder anpassen
☐ Serienfelder testen
☐ Testmail an eigene Mail Adresse versenden (Verhält sich alles wie es soll? Login? Links? Sind alle Angaben korrekt?)

4. Inhalte pflegen
☐ Definierte Seiten mit Content befüllen wie z.B.:
☐ Start-Landingpage mit einem Event Überblick erstellen
☐ Agenda erstellen
☐ Speaker & Ausstellende anlegen
☐ Informationen zur Anreise, Hotel, etc.
☐ FAQs
☐ Ggf. Dokumente hochladen und verlinken

5. Zusätzliche Module konfigurieren
☐ Connect administrieren
☐ Buchbare Agenda administrieren
☐ Hotel.Control administrieren
☐ Interaktionen administrieren (Chat, Q&A, Voting, Wordcloud)
☐ Bei Streaming: Abstimmung mit Go.Control zur Umsetzung

6. Qualitätskontrolle
☐ Event aus Teilnehmenden Sicht anschauen
☐ Testanmeldung durchführen
☐ Login, Links und Downloads prüfen
☐ Agenda kontrollieren
☐ Event App / Mobile Darstellung testen
☐ Inhalte auf Deutsch und Englisch prüfen (falls mehrsprachig)

7. Teilnehmenden Management
☐ Import Teilnehmende (bei geschlossener Anmeldung oder Mix Variante)
☐ Mail Versand mit Save the date / Einladung etc. an geschlossenen Teilnehmendekreis
☐ Bei freier Registrierung: Anmeldephase starten
☐ Status der Rückmeldungen prüfen
☐ Ggf. Buchungen prüfen (Profilformular mit Kontingenten / Buchbare Agenda / Hotel / Ticketshop)
☐ Ggf. Rückfragen klären

8. Check-in vorbereiten
☐ Klärung welche Check-in Variante umgesetzt werden soll
☐ Badge-Layout bereitstellen
☐ Badge-Druck freigeben
☐ Einlassprozess mit dem Orga Team abstimmen

9. Vor dem Event
☐ Letzten Reminder versenden (mit z.B. E-Ticket)
☐ Ablauf nochmal gegenprüfen
☐ Kontingente prüfen (falls genutzt)
☐ Bei Streaming: Check bzgl. Technik und Streaming 
☐ Ansprechpartner über Status Quo informieren
☐ Bei Go.Control Equipment: Auf- und Abbauinformationen mitteilen

10. Während des Events
☐ Check-in überwachen
☐ Supportanfragen bearbeiten
☐ Agenda bei Bedarf aktualisieren
☐ Push-Nachrichten nach Bedarf versenden

11. Nach dem Event
☐ Feedback einholen
☐ Danke Mailing versenden
☐ Statistiken exportieren
☐ Exporte sichern
☐ Ggf. Event als Template sichern lassen
☐ Event zum Löschen freigeben