FAQ zu Go.Control

Einige FAQs im Überblick

Wie ist im Allgemeinen der Projektablauf?

Wir lernen uns kennen & erhalten ein Briefing
Wir erstellen eine Projektübersicht sowie ein individuelles Angebot
Beauftragung durch Kund:innen
Daraus folgt eine Analyse sowie die Detailplanung
Wir gehen in die Entwicklung, erhalten den Content, liefern auf Wunsch das Grafikdesign und administrieren die Website – immer mit dem Blick auf Ihre Bedürfnisse und Ziele
Je nach Feedback folgt eine Korrekturschleife
Die Plattform geht online
Der Mail Versand startet
Ggf. werden weitere Inhalte der Plattform freigeschaltet
Ggf. werden Info-, Bestätigung-, Reminder-Mails etc. versendet
Am Tag des Events können wir mit unserem Einlassmanagement für den professionellen Empfang der Gäste sorgen als auch auf Wunsch als Support zur Verfügung stehen.
Nachbereitung des Events mit ggf. Freischaltung weiterer Funktionen wie einem Feedbackbogen, Galerien etc. und einem Feedbackgespräch

Administration & Kommunikation

Wie lange dauert durchschnittlich die Administration der Eventseite?
Etwa 15 Werktage nach Erhalt aller relevanten Daten und des benötigten Contents. Natürlich ist das Ganze abhängig von Größe und Umfang eines Events.

Was wird für die Administration der Eventseite im Allgemeinen benötigt?

Auswahl der gewünschten Domain
Content aller gewünschten Seiten
Bildmaterialien wie Header, Browserlogo, E-Mail Header, Footer, Website Logo etc.
Die Teilnehmenden Liste (Eine Vorlage stellen wir gerne zu Verfügung)
Ggf. Bildmaterial Speaker
Ggf. zusätzliche Bildmotive / Videomaterial / Links / Dokumente etc.
E-Mail-Texte und Absende-Adresse, sowie Adresse für den Mailrücklauf

Kann die Website in einer beliebigen Schriftart gestaltet werden?
Ja, das ist möglich. Wir benötigen dazu den Font als Webschrift und Sie benötigen die Lizenz zu Verwendung der Schriftart.

Ist die Website auch für die mobile Anwendung vorgesehen?
Unsere Website basiert auf einem responsive Framework und passt sich so entsprechend automatisch dem jeweiligen Endgerät an.

Was bedeutet »freie Registrierung« und »geschlossene Registrierung / Anmeldung«?
Bei der freien Registrierung können sich Personen über die Website frei zu einem Event registrieren und teilnehmen. Bei der geschlossenen Registrierung bzw. Anmledung werden die Teilnehmenden aus dem System heraus eingeladen. Hier erhalten wir vom Kunden vorab eine entsprechende Gästeliste. Gerne stellen wir Ihnen eine Datei dafür zur Verfügung.

Was bedeutet »SSO«?
»Single Sign-on«, abgekürzt »SSO«, bedeutet übersetzt »Einmalanmeldung« und beschreibt ein Verfahren, mit der ein User nach einer einmaligen Authentifizierung Zugriff auf mehrere Services und Ressourcen erhält. Separate Anmeldungen für die unterschiedlichen Dienste werden dadurch überflüssig.

Welche Infos sollten in einer E-Mail nicht fehlen?

Veranstalter:in
Veranstaltungsort
Datum und Uhrzeit
Kurzbeschreibung
Registrierungslink / Link der Eventseite

Welche Mail Arten gibt es oftmals bei Veranstaltungen?

Save-The-Date-Mail
Einladungsmail
Bestätigungsmail (Bsp. erfolgreiche Registrierung)
Info-Mail (Bsp. mit E-Ticket)
Reminder-Mail (Bsp. 3 Wochen nach Einladung; bei fehlenden Rückmeldungen)
Danke-Mail für Teilnahme (Bsp. mit Link zur Galerie, Feedbackbogen)

Welcher Vorlauf wird in etwa für einen Mail Versand benötigt?
3 Werktage vor Versand müssen alle Texte und Daten der Teilnehmenden zur Verfügung stehen.

Wann startet allgemein die Mail Kommunikation vor einem Event?
Ist abhängig von Größe und Umfang des Events. Oftmals liegen wir bei 6-8 Wochen vor Beginn des Events.

Welcher Tag ist der beste Tag für den Versand von E-Mails?
Aus Erfahrung würden wir für den Mail Versand dienstags, mittwochs oder donnerstags vor 15 Uhr, bestenfalls vormittags empfehlen.

Wie viele Mails (Mailstufen) gibt es im Durchschnitt bei Events?
Das ist sehr eventabhängig - im Schnitt gibt es meistens zwischen 4–6 Mailstufen.

Was gibt es bei dem Mail Versand sonst noch zu beachten?
Die Betreffzeile sollte die Gäste ansprechen und herausstellen, um was es bei dem Event / der Kommunikationsmaßnahme geht. Generell gilt: Weniger ist mehr. Wir empfehlen sich bei den Texten auf das Wesentliche beschränken. Zudem ist eine ordentliche Vorarbeit bei den Emailadressen wichtig, um Bounces zu minimieren.

Werden alle Mails gleichzeitig versendet?
Etwa 200 Mails werden alle 3 Minuten von unserem Server aussendet. Das setzt sich aus dem Spam Rating sowie ggf. anfallender Serverlast durch E-Mail Anhängen zusammen.

Vor dem Event

Macht es Sinn eine digitale / hybride Veranstaltung zu proben?
Gerade digitale Formate fordern in vielen Punkten ein Umdenken im Gegensatz zu Live-Veranstaltungen. Damit alle gut vorbereitet sind und ihre Rollen kennen, machen Probedurchläufe vor dem eigentlichen Event definitiv Sinn.

Ist es möglich Statistiken und/oder ein Tracking zum Event zu erhalten?
Auf Wunsch kann ein entsprechendes Tracking aktiviert und angeboten werden. Wann und welche Daten erhoben werden, muss unbedingt vor dem Beginn eines Events definiert werden und ein Tracking muss den Teilnehmenden zu Beginn bei der Registrierung mitgeteilt werden.

Live Stream

Welche Technik benötigt man für den Abruf der Plattform / des Live-Streams?
Es wird ein Endgerät wie Computer, Tablet oder Smartphone mit gutem und schnellem Internetzugang benötigt. Die Live-Streams bieten wir in verschiedenen Auflösungen und Bandbreiten an, sodass selbst bei leistungsschwächeren Verbindungen der Stream empfangen wird.

Welche Browser sollten genutzt werden?
Für die Plattform Nutzung sollten unbedingt Browser wie Google Chrome, Edge, Firefox oder Safari in der aktuellen Version verwendet werden, da beispielsweise der Internet Explorer viele Anwendungen nicht unterstützt.

Von was hängt die Qualität des Live-Streams ab?
Optisch sowie vom Ton hängt einiges an der Ausleuchtung, Mikrofonierung und Kamera ab. Technisch sollte eine stabile und ausreichend dimensionierte Internet Anbindung vorliegen. Auch beim Einspielcontent ist unbedingt darauf zu achten, dass dieser in einer entsprechenden Auflösung zur Verfügung gestellt wird und gut vertont ist.

Wie ist die Latenz bei einem Live-Stream?
Je nach den Gegebenheiten kann die Latenz (Verzögerungszeit) variieren. Die Latenz setzt sich aus Encoding und Transcoding zusammen. Dazu kommt ob man den Stream per Kabel, WLAN oder Mobilfunk wahrnimmt. Bei unserem Stream ist eine Latenz von ca. 10–45 Sekunden zu erwarten.

Wie schnell sollte die Internetverbindung sein?
Wir empfehlen für reines Streaming eine Anbindung von 10Mbit/s. Für eine oftmals bessere Übertragung ist der Abruf über LAN-Kabel statt dem WLAN-Netz ratsam. Sollten ggf. Videoschalten (z.B. über MS Teams) erfolgen, muss die Bandbreite erhöht werden.

Was kann man tun, wenn der Live-Stream mehr als fünf Minuten zurück hängt?
Damit der Livestream neu initialisiert wird, muss der Browser geschlossen und neu gestartet werden. Es kann auch helfen, nur das Livestream-Fenster neu zu laden.

Woran kann es liegen, dass der Live-Stream nicht funktioniert?
Wenn Livestreams bei Teilnehmenden nicht funktionieren, kann das an folgenden Punkten liegen.

Die persönliche Firewall ist so konfiguriert, dass sie kein Live-Stream erlaubt. Unsere Live-Streams werden über (.*)-origin-live-(.*).3qsdn.com auf den Ports TCP 1935, 80 ausgespielt.
Die Firewall des Unternehmens erlaubt keine Live-Streams oder der Proxyserver des Unternehmens ist so eingestellt, dass er keine Live-Streams durchlässt. Siehe Aussendungsdaten oben. Ggf müssen diese freigeschaltet werden
Die Datenrate der Netzanbindung reicht nicht aus, um Live-Streams abzuspielen.Hierzu kann man sich beim Provider erkundigen.
Veralteter Browser.
Einbindung von externen Inhalten wird untersagt.

Wer kann bei Problemen helfen?
Auf Wunsch können wir virtuell, telefonisch und vor Ort Support anbieten. Zudem kann eine Hotline für Teilnehmende geschaltet werden.

Welche Technik bzw. Setup wird vor Ort benötigt?
Das Setup sowie das technische Equipment hängen von der Event Art, Größe und dem Umfang ab. Zudem ist ausschlaggebend, wo das Event stattfinden soll: In einer bestimmten Location, InHouse oder in einem Studio. Gerne empfehlen wir Locations und Technikpartner.

Gibt es ein Infoblatt, welches ich einer Technik Firma zukommen lassen kann?
Gerne stellen wir ein entsprechendes Infosheet zur Verfügung. Je nach Größe und Umfang des Projektes ist es sinnvoll sich mit allen Beteiligten in einem Call oder Meeting zusammen zu setzen und die einzelnen Zuständigkeiten, Aufgaben und Voraussetzungen zu besprechen und definieren.

Einlass-Management

Welche Möglichkeiten gibt es für das Einlassmanagement?
Zum einen können die Gäste schnell und einfach über beispielsweise QR-Codes auf generierten e-Tickets (mobil und ausgedruckt) erfasst und eingecheckt werden. Zum anderen erhalten sie über die Akkreditierung ein entsprechendes Namensschild, welches vorab gestaltet und gedruckt werden kann. Ebenso ist eine Live-Produktion vor Ort möglich. Die Garderobenfunktion mit Garderobenmarken ist ebenfalls mit im System enthalten. So können Gegenstände direkt Gästen zugeordnet und hinterlegt werden.

Kann das nötige Equipment von Go.Control geliehen werden?
Je nach Bedarf können wir Laptops, iPads sowie Drucker zur Registrierung und Namensschildproduktion zum Verleih anbieten. Auch Personal, welches das Ganze vor Ort steuert, kann hier berücksichtigt werden.

Nach dem Event

Wie lange sollte eine Seite im Schnitt online sein?
Wir empfehlen ein Event noch etwa 2-4 Wochen im Anschluss online zur Verfügung zu stellen. Genutzt werden können im Nachhinein beispielsweise noch Funktionen wie Feedback Erfassung, die Galerie oder eine Mediathek.

Wie lange werden die Daten von einem Event maximal gespeichert?
Laut DSGVO und dem geschlossenen AVV werden die Daten nach 3 Monaten nach dem Ende einer Maßnahme gelöscht. Dazu findet vorab jedoch auf jeden Fall nochmal eine Rücksprache statt. Details zum Löschkonzept stellen wir bei Bedarf gerne zur Verfügung.

Ist es möglich den Content der Website zur Sicherung zu erhalten?
Auf Wunsch können wir eine Dokumentation erstellen, in der alle Texte der Website gespeichert werden.

Sicherheit

Ist Go.Control DSGVO-konform?
Ja wird sind zu 100% DSGVO konform.

Wo befinden sich die Server Standorte?
Alle Server Standorte befinden sich in Deutschland.

Sind diese zertifiziert?
Unsere Rechenzentren sind nach ISO 27001 zertifiziert.

Support

Gibt es eine:n persönliche:n Ansprechpartner:in?
Ja, zu Beginn des Projektes wird ein:e persönliche:r Ansprecher:in festgelegt und begleitet das Projekt fortlaufend und steht bei Rückfragen zur Verfügung. Je nach Wunsch kann diese auch am Projekttag mit vor Ort sein oder telefonisch im Office zur Verfügung stehen.

Gibt es bei einem Event eine Support Hotline?
Ja, eine Support Hotline kann problemlos mit gebucht werden.

Gibt es eine allgemeine Kontaktmöglichkeiten?
Ja, du kannst uns hier erreichen:
support@go-control.de
+49 6039 46 841 46